Ile naprawdę kosztuje hosting systemu ERP?
Analiza kosztów na 5 lat

Wiele firm, wybierając miejsce dla systemu ERP, porównuje przede wszystkim miesięczne opłaty. Oferta hostingu producenta wygląda przejrzyście: określona kwota za użytkownika lub pakiet, aktualizacje i infrastruktura po stronie dostawcy oraz brak dużej inwestycji na początku.

Taki model może być bardzo dobrym rozwiązaniem. Problem pojawia się wtedy, gdy firma ocenia wyłącznie pierwszą miesięczną fakturę, a nie całkowity koszt posiadania systemu przez kolejne pięć lat.

Wraz ze wzrostem liczby użytkowników, dodawaniem modułów, integracji oraz większymi wymaganiami dotyczącymi wydajności koszt może znacząco wzrosnąć. Dlatego przed wyborem hostingu warto policzyć nie tylko abonament, ale również rozwój systemu, backup, dostępność, administrację oraz ewentualne wyjście z usługi.

Z czego składa się koszt systemu ERP w chmurze?

Określenie „hosting ERP" może obejmować bardzo różne elementy. W jednej ofercie będzie to wyłącznie infrastruktura, a w innej również licencje, aktualizacje aplikacji, backup i wsparcie producenta.

Do całkowitego kosztu mogą należeć:

Nie należy więc porównywać samego abonamentu producenta z kosztem zakupu serwerów. Porównanie musi obejmować identyczny zakres funkcjonalny i techniczny po obu stronach.

Dlaczego trudno podać jeden cennik hostingu ERP?

Rynek ERP jest bardzo zróżnicowany. Producenci stosują modele oparte na użytkownikach, modułach, zasobach infrastruktury albo kombinacji tych elementów.

Comarch udostępnia publiczny cennik Chmury Standard dla Optimy, ale w przypadku bardziej rozbudowanych systemów, takich jak ERP XL czy ERP Enterprise, pełna cena jest ustalana na podstawie wybranego wariantu i zakresu wdrożenia. enova365 oferuje zakup licencji, abonament, SaaS oraz IaaS, a końcowa cena zależy od modułów i konfiguracji. Microsoft Dynamics 365 Business Central publikuje natomiast ceny bazowych planów na użytkownika.

Dlatego przedstawiane poniżej wartości należy traktować jako modelowy przykład kalkulacji, a nie uniwersalny cennik producentów ERP.

Przykładowa analiza kosztów hostingu ERP na 5 lat

Rozważmy firmę produkcyjno-handlową korzystającą z systemu ERP, WMS oraz kilku integracji biznesowych.

Założenia modelu

• -38 aktywnych użytkowników,
• -miesięczny koszt początkowy: 5 800 zł netto,
• -coroczna indeksacja: 6%,
• -dodatkowe moduły i konta użytkowników w kolejnych latach,
• -okres analizy: 5 lat.

Przy samej indeksacji na poziomie 6%, bez rozszerzania systemu, pięcioletni koszt wyniósłby około 392 000 zł netto.

Nie jest to argument przeciwko hostingowi producenta. W tej cenie firma może otrzymywać licencje, utrzymanie systemu, aktualizacje aplikacji, infrastrukturę oraz wsparcie. Trzeba jednak dokładnie sprawdzić, które elementy rzeczywiście znajdują się w ofercie.

Co warto sprawdzić w ofercie hostingu producenta?

Czy cena obejmuje wszystkie licencje?

Należy ustalić, czy abonament zawiera:

• -licencje ERP,
• -licencje bazy danych,
• -dostęp zdalny,
• -system operacyjny,
• -moduły dodatkowe,
• -środowisko testowe.

Niska cena bazowa może wzrosnąć po dodaniu funkcji wymaganych w codziennej pracy.

Jak rozliczani są użytkownicy?

Warto sprawdzić:

• -czy płaci się za konto, czy za jednoczesną sesję,
• -czy użytkownik sporadyczny kosztuje tyle samo co pełny,
• -czy dostęp mobilny lub integracyjny wymaga dodatkowej licencji,
• -jak zmieni się cena po wzroście zatrudnienia.

Jak wygląda indeksacja?

Umowa powinna jasno określać:

• -jak często cena może się zmieniać,
• -od jakiego wskaźnika zależy podwyżka,
• -czy dostawca może zmienić cennik niezależnie od indeksacji,
• -ile kosztują dodatkowe zasoby.

Nawet niewielka coroczna podwyżka ma duży wpływ na koszt po pięciu latach.

Jak działa backup i odtwarzanie?

Należy ustalić:

• -jak często wykonywane są kopie,
• -jak długo są przechowywane,
• -czy backup znajduje się w innej lokalizacji,
• -czy kopie są chronione przed zmianą lub usunięciem,
• -czy przeprowadzane są testy odtwarzania,
• -ile trwa przywrócenie środowiska po awarii.

Samo stwierdzenie „backup jest w cenie" nie odpowiada na żadne z tych pytań. Więcej o tym, dlaczego to ważne, piszemy w artykule o tym, dlaczego backup nie gwarantuje odzyskania danych.

Czy firma ma dostęp do swoich danych?

Warto wiedzieć:

• -czy można otrzymać pełną kopię bazy,
• -w jakim formacie dane zostaną wydane,
• -ile kosztuje eksport,
• -jak długo trwa przygotowanie kopii,
• -jak wygląda procedura zakończenia współpracy.

Dostęp do danych i możliwość migracji powinny zostać opisane w umowie, a nie dopiero negocjowane przy zmianie dostawcy.

Ograniczenia, które mogą pojawić się wraz z rozwojem firmy

Hosting producenta zwykle bardzo dobrze sprawdza się na początku. Ograniczenia mogą pojawić się dopiero po rozszerzeniu środowiska. Najczęściej dotyczą one:

Nie każdy hosting ma takie ograniczenia. Trzeba jednak zweryfikować je przed podpisaniem umowy, ponieważ późniejsza zmiana modelu może być kosztowna.

Alternatywa: prywatna chmura dla systemu ERP

Prywatna chmura to dedykowane środowisko przygotowane dla jednej organizacji. Może działać w firmowej serwerowni, Data Center albo na dzierżawionych serwerach.

Typowa architektura może obejmować:

Proxmox VE można używać bez opłat licencyjnych, natomiast producent oferuje płatne subskrypcje zapewniające dostęp do repozytorium Enterprise i wsparcia. Ich koszt zależy od wybranego wariantu oraz liczby gniazd procesora.

Ile kosztuje prywatna chmura ERP?

Przykładowy koszt infrastruktury dla średniej firmy może obejmować:

• -serwery i urządzenia sieciowe: 85 000 do 130 000 zł,
• -wdrożenie, konfigurację i migrację: 18 000 do 28 000 zł,
• -kolokację, energię lub utrzymanie serwerowni,
• -subskrypcje i wsparcie,
• -monitoring,
• -backup lokalny i off-site,
• -administrację środowiskiem,
• -wymianę części i odnowienie sprzętu.

Własna infrastruktura nie jest jednak darmowa po zakupie. W kalkulacji należy uwzględnić również pracę administratorów, energię, miejsce w Data Center, łącza internetowe, części zamienne, rozwój środowiska, odnowienie sprzętu oraz licencje systemu ERP i bazy danych.

To szczególnie ważne: prywatna chmura rozwiązuje kwestię infrastruktury, ale nie usuwa kosztu licencji samego systemu ERP.

Porównanie kosztów musi obejmować ten sam zakres

Najczęstszy błąd w analizach polega na porównaniu kompletnego abonamentu producenta zawierającego ERP, infrastrukturę i wsparcie z samym kosztem serwerów Proxmox bez licencji ERP, administracji i utrzymania. Takie porównanie nie jest miarodajne.

Rzetelna analiza TCO powinna uwzględniać co najmniej:

Kiedy hosting producenta jest najlepszym wyborem?

Hosting producenta zwykle ma najwięcej sensu, gdy:

• -z systemu korzysta niewielka liczba użytkowników,
• -firma potrzebuje standardowych modułów,
• -nie ma rozbudowanych integracji,
• -priorytetem jest szybkie wdrożenie,
• -firma nie chce inwestować w sprzęt,
• -nie posiada kompetencji do utrzymywania infrastruktury,
• -ważny jest jeden punkt odpowiedzialności.

W takiej sytuacji abonament może być nie tylko wygodny, ale również najtańszy.

Kiedy warto rozważyć prywatną chmurę?

Prywatna infrastruktura staje się szczególnie interesująca, gdy:

• -system obsługuje kilkudziesięciu użytkowników,
• -firma korzysta z ERP, WMS, BI i wielu integracji,
• -wymagany jest bezpośredni dostęp do bazy,
• -potrzebne są środowiska testowe,
• -występują duże i przewidywalne obciążenia,
• -firma chce kontrolować backup oraz Disaster Recovery,
• -planowany okres eksploatacji przekracza cztery lub pięć lat,
• -infrastruktura ma obsługiwać również inne systemy.

W takim modelu koszt serwerów rozkłada się nie tylko na ERP, ale również na Active Directory, bazy danych, system plików, aplikacje integracyjne, monitoring i pozostałe usługi.

A co z chmurą publiczną?

Pomiędzy hostingiem producenta a własnymi serwerami znajduje się jeszcze publiczna chmura, na przykład Azure, AWS, OVHcloud lub infrastruktura oparta na serwerach dzierżawionych.

Ten model zapewnia brak zakupu sprzętu, dużą elastyczność, możliwość skalowania i dostęp do zaawansowanych usług. Jednocześnie wymaga dokładnej kontroli kosztów. Stałe, całodobowe obciążenia ERP mogą być droższe niż własna infrastruktura, szczególnie po doliczeniu dysków, backupu, transferu, licencji i administracji.

Publiczna chmura dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma potrzebuje elastyczności, szybkiego uruchomienia środowiska lub nie chce utrzymywać sprzętu, ale oczekuje większej kontroli niż w standardowym hostingu producenta. Szersze porównanie wszystkich trzech modeli znajdziesz w artykule Gdzie uruchomić system ERP?

Jak policzyć rzeczywisty koszt hostingu ERP?

Przed podjęciem decyzji warto przygotować arkusz obejmujący pięć lat i wpisać do niego:

1. 1 początkową liczbę użytkowników,
2. 2 prognozowany wzrost zatrudnienia,
3. 3 wszystkie wymagane moduły,
4. 4 koszt środowiska testowego,
5. 5 przewidywaną indeksację,
6. 6 backup i Disaster Recovery,
7. 7 integracje,
8. 8 administrację,
9. 9 koszt migracji,
10. 10 koszt zakończenia współpracy,
11. 11 planowane wymagania dotyczące wydajności,
12. 12 wartość przestoju firmy.

Dopiero takie zestawienie pokazuje, która opcja naprawdę jest tańsza.

Podsumowanie

Hosting ERP u producenta może być bardzo dobrym rozwiązaniem. Zapewnia szybki start, niewielki koszt początkowy i ogranicza odpowiedzialność firmy za utrzymanie infrastruktury.

Nie oznacza to jednak, że zawsze będzie najtańszy w perspektywie pięciu lat. Przy większej liczbie użytkowników, rozbudowanych integracjach oraz stale rosnących wymaganiach prywatna chmura lub środowisko hybrydowe mogą zapewnić lepszą kontrolę, większą elastyczność i niższy całkowity koszt.

Najważniejsze jest rzetelne porównanie identycznego zakresu. Licencje, backup, administracja, bezpieczeństwo, wydajność i koszty migracji muszą zostać policzone po obu stronach.

W PRO-Admin nie zakładamy z góry, że każda firma powinna budować prywatną chmurę. Analizujemy liczbę użytkowników, wymagane moduły, integracje, koszty licencji oraz plany rozwoju. Dopiero na tej podstawie porównujemy hosting producenta, chmurę publiczną i dedykowane środowisko oparte na Proxmox.

Jeżeli planujesz wdrożenie lub migrację systemu ERP, możemy przygotować analizę TCO na pięć lat i wskazać, który wariant będzie najbardziej racjonalny dla Twojej firmy.